Voorbereiden beursdeelname: waar moet je aan denken?

De knoop is doorgehakt, je gaat deelnemen aan een beurs. Je wilt je bedrijf laten zien aan het grote publiek en je bedrijf naar een hoger niveau brengen, maar hoe doe je dat? 

Het voorbereiden voor een beurs lijkt in eerste instantie een groot project, dat is in zekere mate ook zo maar als je het via een stappenplan organiseert behoud je het overzicht en heb je gegarandeerd succes! In dit blog leggen wij van a tot z uit waar je aan moet denken, wat je nodig bent en in welke volgorde je dit kan aanpakken.

Bedenk eerst wat, of wie je wilt bereiken op de beurs!

Bij de voorbereiding is het belangrijk om goed in beeld te hebben wat het doel is van je beursdeelname! De hele stand zal er uiteindelijk om draaien wat jij wil presenteren, probeer hierin dus zo doeltreffend mogelijk te zijn.

Je kan om verschillende redenen deelnemen aan een beurs, hier zijn een paar voorbeelden:

• Je hebt een nieuw product, een nieuwe lijn of een (voor jou) nieuwe dienst die je aanbiedt, deze wil je laten zien aan je bestaande of nieuwe klanten/relaties tijdens de beursdeelname.

• Je wilt je bestaande diensten of producten extra aandacht geven aan het publiek.

• Netwerken: een beurs is een ideale plek om te in contact te komen met potentiële nieuwe of bestaande relaties.

• Je wilt informatie verzamelen over het publiek in jouw specifieke sector doormiddel van gesprekken, enquêtes en dergelijke.

Uit eindelijk is het doel om de stand in te richten zodat deze echt als hulpmiddel werkt om je doel te behalen. Bijvoorbeeld: een grote stand met ruimte voor de nieuwe auto die je wilt presenteren of juist een stand met ruimte voor 1 op 1 gesprekken, een stand met een catwalk voor je nieuwe kledinglijn of stemhokjes zodat bezoekers een enquête kunnen invullen.

Welke beurs is het beste voor mij?

Er zijn veel verschillende beurzen om aan deel te nemen, belangrijk in de voorbereiding is dan om er voor te zorgen dat je wel op de beurs met het juiste publiek komt te staan! Je hebt als banketbakker bijvoorbeeld niks te zoeken op een motorbeurs. Probeer dus eerst goed uit te zoeken welke beurzen aansluiten bij jouw bedrijf.

Denk hierbij ook aan de volgende factoren:

• De locatie van de beurs kan belangrijk zijn voor jouw voorbereiding voor de beurs, de ideale beurs maar buiten de reikwijdte van je beurs zal veel publiek trekken dat logischerwijs ook niet in jouw target area valt. Ook moet het voor jou logistiek gezien haalbaar zijn. Als je bijvoorbeeld een grote machine wilt presenteren kunnen de vervoerskosten aardig oplopen als de beurs ver van je bedrijf plaatsvind.

• Sommige beurzen focussen op regionaal publiek en andere juist op internationaal publiek, denk goed aan je doelgroep!

• Het aantal bezoekers van een beurs kan ook in overweging genomen worden in je keuze, wil je zo veel mogelijk mensen bereiken of juist de tijd kunnen nemen voor een minder aantal maar publiek van hogere kwaliteit voor je bedrijf.

• Ook het moment dat de beurs plaatsvind kan van invloed zijn op jouw resultaten, zo zal je als groothandel in Italiaans ijs waarschijnlijk minder doeltreffend zijn in de winter!

Om dit uit te zoeken kan je vaak de website van een beurs raadplegen, hier staat uitgebreide informatie over wat er te zien valt en welk publiek hier heen komt maar ook welke exposanten aanwezig zijn op deze beurs.

Kies de juiste plek en ruimte

Als je de vorige voorbereidingspunten duidelijk in kaart hebt gebracht is het tijd om een plaats op de beurs te boeken! De kunst van een beursstand en voorbereiding is om genoeg ruimte te hebben om je product of dienst te presenteren op een zo'n klein mogelijk oppervlak. Elke vierkante meter telt! Een beursoppervlak huren kan aardig in de cijfers lopen, de juiste ruimte is dus essentieel. Vergeet ook niet dat je deze ruimte ook nog moet aankleden met decoratie, meubels etc.

Ook de locatie van je stand in de beursruimte is van belang, denk hierbij bijvoorbeeld aan waar je op de natuurlijke looproute staat, welke concurrenten of collega's er bij je in de buurt staan. Het kan zelfs van invloed zijn om bijvoorbeeld in het zicht te staan van de horeca afdeling, zo trek je de aandacht van het publiek die even pauze neemt om vervolgens als eerste jouw stand te bezoeken!

De meeste beurzen maken gebruik van vaste plekken en indelingen die hier bij horen, iedere indeling vraagt om een ander model beursstand, je wil bijvoorbeeld niet als je tussen 2 andere stands in staat, de achterkant van de stand van de buurman in zicht hebben. Tijdens het boeken van een stand zijn plattegronden aan te vragen die aantonen welk soort stand bij welk vak hoort.

En dan nu: de stand en indeling!

Nadat je je standplaats heb gekozen is het tijd voor de daadwerkelijke beursstand, bij Megavista hebben we een breed scala aan gestandaardiseerde beursstands, alle formaten, vormen, en kwaliteiten. Zo hebben wij onze Ecostand basic lijn die in elk budget een royale stand biedt of bijvoorbeeld onze Ecostand Deluxe serie om écht op te vallen met een bijzondere kwalitatieve stand. Ook zijn wij gewend om maatwerk te leveren op aanvraag van de klant, hiervoor hebben wij een team specialisten die de stand kunnen ontwerpen en uitvoeren precies zoals jij wilt!

Een belangrijke factor bij het bestellen van een stand is dat vrijwel alle organisatoren van beurzen strenge eisen stellen op het gebied van brandveiligheid, wij zijn een van de weinige producenten in Europa die beschikken over 16mm honingraat karton met een B1 brandvertragend certificaat, dit is ons go-to materiaal bij het maken van een beursstand om aan deze strenge eisen te voldoen.

Wat de stands van Megavista juist zo aantrekkelijk maakt is de gebruiksvriendelijkheid, onze stands zijn helemaal doorontwikkeld zodat iedereen ze kan monteren en demonteren. Hierdoor bespaar je de kosten van een team standbouwers en kunnen wij luxe stands aanbieden tegen entry-level prijzen. Ook bij het ontwikkelen van maatwerk staat gebruikersgemak vooraan!

Wil je een millieuvriendelijke, opvallende en herbruikbare stand bestellen? Raadpleeg dan onze beursstands pagina of neem contact met ons op voor passend advies!

Megavista biedt ook een ruim assortiment producten die u kunt gebruiken om uw stand aan te kleden, ieder zorgvuldig ontwikkeld, op maat aanpasbaar en full-color UV bedrukt met je eigen ontwerp:

• Meubels: vaak zelfs goedkoper dan meubels huren op een beurs, voorzien van je eigen print, demontabel en klein te vervoeren. Onze loungeset is een populaire keuze maar ook onze statafels kunnen niet ontbreken in uw stand!

• Stembussen en donatieboxen om visitekaartjes te verzamelen zodat je ook na de beurs in contact kan blijven met je nieuwe relaties.

• Kleine geschenken zoals een poster, stickers of bijvoorbeeld een onderzetter met uw logo!

• Vloerdisplays in alle vormen en maten: vitrines om uw producten te presenteren, een brochuretoren om uw flyers en folders netjes te presenteren of iPad towers met plek voor een iPad om uw multimedia aan te tonen.

• Lifesizers of kijkgatwanden om een fotomoment te creeëren en zo een blijvende herinnering achter te laten bij uw bezoekers.

• Schappendisplays als u een groter assortiment producten netjes wilt opruimen in uw stand: bekijk bijvoorbeeld onze POS display op maat, deze wordt volledig aangepast naar de maten van uw producten.

• Roll-up banners in iedere maten, compact te vervoeren maar groot en prominent als ze eenmaal opgezet zijn.

• Een breed scala aan materialen zoals vloertapijt met print zo groot als uw stand, spandoeken, posters en bijvoorbeeld vloerstickers.

Kort gezegd kunnen wij een totaalpakket leveren voor een complete stand met inrichting, zo heb je gegarandeerd een consistente kwaliteit en 1 aanspraakpunt.